Cliente non paga una fattura: cosa fare passo dopo passo

Quando un cliente non paga una fattura entro la scadenza, è importante intervenire rapidamente ma con metodo. Prima di avviare un’azione legale occorre verificare che il pagamento sia effettivamente dovuto, raccogliere i documenti relativi alla prestazione e comprendere se il ritardo dipenda da una dimenticanza, da difficoltà economiche oppure da una contestazione.

In base alla situazione, il recupero può iniziare con un contatto informale, proseguire con un sollecito o una diffida e arrivare, quando ne ricorrono i presupposti, alla richiesta di un decreto ingiuntivo.

Cosa controllare quando una fattura non viene pagata

Prima di contattare il cliente è opportuno verificare:

• che la data di scadenza sia effettivamente trascorsa;
• che l’importo e i dati riportati nella fattura siano corretti;
• che non siano stati concordati termini di pagamento differenti;
• che la fattura sia stata regolarmente trasmessa;
• che il pagamento non sia già stato eseguito con una causale diversa;
• che non vi siano note di credito, contestazioni o accordi successivi;
• che la prestazione o la consegna siano documentabili.

Questo primo controllo consente di evitare richieste errate e di capire quali elementi possano dimostrare l’esistenza del credito.

Contattare il cliente e capire il motivo del ritardo

Un primo contatto telefonico o tramite email può essere utile quando il rapporto commerciale è ancora attivo e il mancato pagamento potrebbe dipendere da una semplice dimenticanza o da un problema amministrativo.

È consigliabile chiedere al cliente:

• se la fattura sia stata ricevuta e registrata;
• se siano necessari ulteriori documenti;
• se esista una contestazione sulla fornitura;
• quando sia previsto il pagamento;
• se vi siano temporanee difficoltà economiche.

Anche quando il cliente promette di pagare, è preferibile lasciare una traccia scritta della comunicazione e della nuova data concordata.

Le promesse generiche come “pagheremo appena possibile” non offrono indicazioni concrete. È meglio richiedere una data precisa e, quando opportuno, una conferma scritta.

Quali documenti servono per dimostrare il credito

La fattura è un documento importante, ma è prudente conservare anche tutti gli elementi che dimostrano l’accordo con il cliente e l’esecuzione della prestazione.

Possono risultare utili:

• contratto o preventivo accettato;
• ordine e conferma d’ordine;
• email, PEC e messaggi scambiati con il cliente;
• documenti di trasporto o verbali di consegna;
• rapportini di intervento;
• documenti che attestano l’attività svolta;
• eventuali approvazioni del lavoro;
• precedenti pagamenti relativi allo stesso rapporto;
• solleciti già inviati;
• risposte nelle quali il cliente riconosce il debito;
• eventuali proposte di pagamento rateale.

Nel procedimento per decreto ingiuntivo la fattura e le scritture contabili possono assumere rilevanza come prova scritta. Se però il cliente contesta il rapporto o propone opposizione, può diventare necessario dimostrare in modo più completo l’origine del credito e la corretta esecuzione della prestazione.

Per questo motivo è utile raccogliere la documentazione prima che il rapporto si deteriori o che email e altri elementi diventino difficili da recuperare.

Cosa fare se il cliente contesta la fattura

Una contestazione non rende automaticamente inesistente la fattura, ma deve essere esaminata prima di procedere.

Il cliente potrebbe contestare, per esempio:

• la qualità dei beni o dei servizi;
• la mancata o incompleta esecuzione della prestazione;
• la quantità consegnata;
• il prezzo applicato;
• attività aggiuntive non autorizzate;
• il mancato rispetto dei tempi concordati;
• la persona che avrebbe confermato l’ordine.

In questi casi è opportuno evitare di inviare ripetutamente lo stesso sollecito. Occorre rispondere in modo puntuale, ricostruendo l’accordo e allegando i documenti che dimostrano quanto eseguito.

Se la contestazione riguarda soltanto una parte dell’importo, può essere utile chiedere il pagamento immediato della parte non contestata e affrontare separatamente quella controversa.

È possibile recuperare una fattura senza preventivo firmato?

L’assenza di un preventivo firmato non significa necessariamente che il credito non possa essere recuperato.

Un contratto può risultare anche da altri elementi, come:

• uno scambio di email;
• un ordine trasmesso dal cliente;
• messaggi contenenti l’accettazione del prezzo;
• la consegna e l’utilizzo dei beni;
• l’approvazione del lavoro eseguito;
• rapporti commerciali precedenti regolati alle stesse condizioni;
• pagamenti parziali;
• comunicazioni nelle quali il cliente riconosce l’importo dovuto.

Tuttavia, senza un preventivo, un contratto o un ordine chiaramente accettato, può essere più difficile dimostrare quali attività fossero state richieste e quale prezzo fosse stato concordato.

La documentazione disponibile deve quindi essere valutata nel suo complesso. La sola emissione di una fattura non risolve automaticamente un’eventuale controversia sull’esistenza o sull’entità della prestazione.

Inviare un sollecito di pagamento

Se non vi sono contestazioni concrete e il cliente non paga, il passaggio successivo può consistere nell’invio di un sollecito scritto.

La comunicazione dovrebbe indicare:

• numero e data della fattura;
• scadenza originaria;
• importo ancora dovuto;
• coordinate per il pagamento;
• nuovo termine entro cui pagare;
• richiesta di inviare la ricevuta se il pagamento è già avvenuto.

Un primo sollecito può mantenere un tono collaborativo. Se rimane senza risposta, la comunicazione successiva dovrebbe essere più precisa e trasmessa con un mezzo che permetta di documentarne la ricezione, come la PEC o la raccomandata.

Per esempi, modalità di invio e termini pratici è possibile consultare la guida dedicata al sollecito di pagamento.

Quando passare alla diffida legale

Se il sollecito non produce risultati, il cliente evita ogni contatto o continua a rinviare il pagamento, può essere opportuno inviare una richiesta formale.

La diffida dovrebbe individuare chiaramente:

• le parti coinvolte;
• il rapporto dal quale nasce il credito;
• la fattura o le fatture non pagate;
• l’importo complessivamente richiesto;
• il termine concesso per adempiere;
• gli eventuali interessi applicabili;
• le iniziative che potranno essere valutate in mancanza di pagamento.

Non è sempre obbligatorio rivolgersi a un avvocato per inviare una richiesta di pagamento. L’assistenza legale può però essere utile quando l’importo è rilevante, il cliente ha sollevato contestazioni, il credito è vicino alla prescrizione o le precedenti comunicazioni sono rimaste senza risposta.

La comunicazione deve essere adeguata al caso concreto: chiamarla semplicemente “diffida” non le attribuisce automaticamente tutti gli effetti previsti dalla legge.

Si possono chiedere interessi e spese?

La possibilità di richiedere interessi dipende dalla natura del rapporto, dagli accordi contrattuali e dalla normativa applicabile.

Nelle transazioni commerciali tra imprese, professionisti o pubbliche amministrazioni può trovare applicazione il D.Lgs. 231/2002. Quando ricorrono i relativi presupposti, gli interessi moratori decorrono generalmente dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento, senza che sia necessaria una preventiva costituzione in mora.

La disciplina prevede inoltre, nei casi in cui risulta applicabile, il diritto al rimborso dei costi sostenuti per il recupero del credito.

Non tutte le fatture rientrano però automaticamente nella disciplina delle transazioni commerciali. Prima di indicare interessi, spese o altri importi nella richiesta è necessario verificare:

• chi siano le parti;
• la natura della prestazione;
• quanto previsto dal contratto;
• la data dalla quale decorra il ritardo;
• eventuali clausole applicabili.

Valutare un piano di rientro

Quando il cliente riconosce il debito ma dichiara di non poter pagare immediatamente l’intero importo, un piano di rientro può rappresentare una soluzione più rapida rispetto all’azione giudiziale.

L’accordo dovrebbe essere redatto per iscritto e indicare almeno:

• l’importo complessivamente riconosciuto;
• il numero e l’importo delle rate;
• le rispettive scadenze;
• le modalità di pagamento;
• gli eventuali interessi;
• le conseguenze del mancato pagamento anche di una sola rata;
• la disciplina di eventuali rinunce o concessioni.

È preferibile non limitarsi a un accordo verbale. Un testo impreciso potrebbe generare nuove contestazioni o rendere meno chiara la posizione del creditore.

Prima di accettare una lunga rateizzazione è inoltre opportuno valutare la reale affidabilità del debitore e il rischio che la sua situazione economica peggiori.

Quando richiedere un decreto ingiuntivo

Se il cliente continua a non pagare e il credito è supportato da idonea documentazione, può essere valutato il ricorso per decreto ingiuntivo.

Il decreto ingiuntivo è un provvedimento con il quale il giudice ordina al debitore di pagare una determinata somma. In linea generale, il credito deve essere certo, liquido, esigibile e fondato su prova scritta.

Per valutarne la richiesta possono essere rilevanti:

• fatture;
• contratti e preventivi accettati;
• ordini;
• documenti di consegna;
• corrispondenza tra le parti;
• riconoscimenti del debito;
• estratti autentici delle scritture contabili;
• altra documentazione prevista dalla legge.

Anche la fattura elettronica trasmessa tramite il Sistema di Interscambio può assumere rilevanza ai fini del procedimento monitorio. Resta comunque opportuno conservare i documenti che dimostrano concretamente la prestazione, soprattutto nell’eventualità che il debitore contesti il credito.

L’emissione del decreto non conclude necessariamente la vicenda. Il debitore può proporre opposizione nei termini previsti e, se non paga spontaneamente, potrebbe essere necessario procedere con l’esecuzione forzata.

Cosa succede se il debitore continua a non pagare

Se il debitore non paga neppure dopo il provvedimento del giudice, il creditore può valutare l’avvio dell’esecuzione forzata, nel rispetto dei relativi presupposti.

A seconda delle informazioni disponibili, l’azione può riguardare:

• somme presenti su conti correnti;
• crediti vantati dal debitore verso terzi;
• stipendio o pensione, nei limiti di legge;
• beni mobili;
• beni immobili.

Ottenere un provvedimento favorevole non garantisce però che il credito venga effettivamente recuperato. Prima di iniziare un’azione giudiziale è quindi importante considerare anche la situazione patrimoniale del debitore, i costi dell’iniziativa e le concrete possibilità di riscossione.

Se il debitore è sottoposto a una procedura concorsuale, il recupero deve essere valutato secondo le regole applicabili a quella specifica procedura.

Perché non conviene aspettare troppo

Rimandare a lungo il recupero di una fattura può ridurre le probabilità di ottenere il pagamento.

Con il passare del tempo:

• il debitore potrebbe diventare meno solvibile;
• altre persone potrebbero agire prima sul suo patrimonio;
• i documenti potrebbero andare persi;
• le persone coinvolte potrebbero non ricordare più con precisione i fatti;
• il credito potrebbe avvicinarsi alla prescrizione.

La durata della prescrizione non è identica per ogni credito. Dipende dalla natura del rapporto e dalle norme applicabili. Inoltre, non ogni telefonata o messaggio informale è necessariamente idoneo a interromperla.

Quando è trascorso molto tempo dalla scadenza, è quindi opportuno verificare tempestivamente la situazione.

Domande frequenti

Dopo quanti giorni posso sollecitare una fattura scaduta?

Il creditore può intervenire dopo la scadenza del termine di pagamento. Nella pratica, si può attendere qualche giorno quando il ritardo sembra dovuto a una dimenticanza, ma non esiste un periodo di attesa valido per ogni caso.

Quanti solleciti devo inviare prima di agire?

Non esiste un numero obbligatorio di solleciti. Se il cliente non risponde o continua a formulare promesse generiche, ripetere indefinitamente la stessa comunicazione può soltanto ritardare il recupero.

La fattura elettronica è sufficiente per ottenere un decreto ingiuntivo?

La fattura elettronica può essere utilizzata come prova scritta nel procedimento monitorio, secondo i presupposti previsti dalla legge. In caso di contestazione può però essere necessario dimostrare anche il rapporto sottostante e l’esecuzione della prestazione.

Posso recuperare il credito se non ho un contratto firmato?

Può essere possibile, ma dipende dagli altri documenti disponibili. Email, ordini, messaggi, prove della consegna, pagamenti parziali e riconoscimenti del debito possono contribuire a dimostrare il rapporto.

Cosa posso fare se il cliente propone di pagare a rate?

È possibile valutare un piano di rientro, preferibilmente scritto e completo di importi, scadenze e conseguenze dell’eventuale mancato pagamento.

Conviene agire legalmente per una fattura di importo ridotto?

La convenienza deve essere valutata considerando importo, documentazione, eventuali contestazioni, costi, tempi e solvibilità del debitore. In alcuni casi una soluzione stragiudiziale può risultare più proporzionata.

Assistenza nel recupero delle fatture non pagate

Quando un cliente non paga una fattura, scegliere subito una strategia adeguata può aumentare le possibilità di recuperare il credito e limitare ulteriori ritardi.

L’Avv. Stefano Vanotti assiste imprese, professionisti e privati nella verifica della documentazione, nel recupero stragiudiziale dei crediti e nelle eventuali azioni giudiziali.

Lo Studio offre assistenza legale nelle sedi di Como e Brescia. Per esaminare una fattura non pagata e valutare le iniziative concretamente percorribili è possibile contattare lo Studio.

Le informazioni contenute nell’articolo hanno carattere generale e divulgativo e non costituiscono un parere legale. Tempi, strumenti e possibilità di recupero dipendono dalla documentazione disponibile e dalle circostanze del singolo caso.

A cura dello Studio Legale Avv. Stefano Vanotti