Quando una fattura o un altro debito non viene pagato entro la scadenza, il primo passo consiste spesso nell’inviare un sollecito di pagamento.
Il sollecito serve a ricordare al debitore l’importo dovuto, indicare un nuovo termine entro cui pagare e lasciare una traccia della richiesta. Può essere inviato inizialmente con un tono collaborativo e diventare più formale qualora il ritardo continui.
Prima di procedere è comunque opportuno verificare che il credito sia certo e documentabile, che il pagamento sia effettivamente scaduto e che non siano state sollevate contestazioni sulla prestazione o sulla fattura.
Cos’è un sollecito di pagamento
Il sollecito di pagamento è una comunicazione con cui il creditore invita il debitore a versare una somma già dovuta.
Può riguardare, per esempio:
- una fattura commerciale non pagata;
- un canone di locazione scaduto;
- il compenso di un professionista;
- una rata non versata;
- la restituzione di una somma;
- un pagamento previsto da un contratto.
Non esiste un unico modello obbligatorio. Il contenuto e la forma della comunicazione devono essere valutati in relazione al credito, al rapporto tra le parti e all’eventuale necessità di dimostrare in seguito l’avvenuta richiesta di pagamento.
Quando inviare il sollecito
Il sollecito può essere inviato dal giorno successivo alla scadenza, ma nella pratica è possibile attendere qualche giorno quando il ritardo potrebbe dipendere da una semplice dimenticanza o da un problema amministrativo.
Prima dell’invio conviene controllare:
- che la scadenza indicata in fattura o nel contratto sia trascorsa;
- che il pagamento non sia già stato effettuato;
- che l’importo richiesto sia corretto;
- che la fattura sia stata regolarmente trasmessa;
- che non vi siano note di credito o contestazioni aperte;
- di possedere i documenti che dimostrano il credito.
Quando il rapporto commerciale è ancora attivo, un primo sollecito cortese può favorire il pagamento senza compromettere il rapporto con il cliente. Se, invece, il debitore non risponde o continua a rinviare, è opportuno passare a una comunicazione più formale.
Quanti giorni concedere per il pagamento
Non esiste un termine valido per ogni sollecito. È frequente concedere:
- 5–7 giorni per un secondo sollecito relativo a un pagamento già più volte richiesto;
- 7–10 giorni per una fattura scaduta;
- 10–15 giorni quando si vuole lasciare un margine maggiore al debitore.
Il termine deve essere ragionevole rispetto all’importo, al tipo di rapporto e al tempo già trascorso dalla scadenza.
È preferibile indicare una data precisa, per esempio “entro il 15 settembre 2026”, anziché utilizzare espressioni generiche come “al più presto”.
Cosa deve contenere un sollecito di pagamento
Una richiesta di pagamento chiara dovrebbe riportare:
- i dati del creditore e del debitore;
- il riferimento al contratto, alla fattura o alla prestazione;
- il numero e la data della fattura;
- la scadenza originaria;
- l’importo ancora dovuto;
- le coordinate e le modalità di pagamento;
- il nuovo termine concesso;
- la richiesta di trasmettere la ricevuta in caso di pagamento già effettuato;
- le conseguenze dell’eventuale ulteriore mancato pagamento.
Il tono può essere inizialmente cortese, ma la richiesta deve essere precisa. Formulazioni vaghe o prive dei riferimenti al credito possono rendere più difficile ricostruire la vicenda in seguito.
Fac simile di sollecito per una fattura non pagata
Il seguente modello rappresenta una base generale da adattare al caso concreto.
Oggetto: sollecito di pagamento fattura n. [numero] del [data]
Gentile [nome o denominazione del cliente],
dai nostri controlli risulta ancora non corrisposto l’importo di euro [importo], relativo alla fattura n. [numero] del [data], scaduta in data [data].
Vi invitiamo pertanto a provvedere al pagamento entro il [data], mediante bonifico alle seguenti coordinate:
IBAN: [IBAN]
Intestatario: [nome o denominazione]Qualora il pagamento fosse già stato effettuato, Vi chiediamo di considerare priva di effetto la presente comunicazione e, se possibile, di trasmetterci copia della relativa ricevuta.
In assenza di pagamento entro il termine indicato, ci riserviamo di valutare le iniziative necessarie per il recupero del credito.
Cordiali saluti
[Nome, denominazione e recapiti]
Questo fac simile è adatto soprattutto a un primo sollecito. In presenza di importi elevati, contestazioni, crediti prossimi alla prescrizione o precedenti richieste rimaste senza risposta, è consigliabile predisporre una comunicazione più formale e adeguata alla situazione specifica.
Esempio di secondo sollecito di pagamento
Se il primo sollecito non produce risultati, il secondo dovrebbe richiamare anche la comunicazione precedente e fissare un termine più netto.
Oggetto: secondo sollecito di pagamento – fattura n. [numero]
Facciamo seguito al sollecito trasmesso in data [data], rimasto senza riscontro, relativo alla fattura n. [numero] del [data], per l’importo complessivo di euro [importo].
Con la presente Vi invitiamo nuovamente a effettuare il pagamento entro e non oltre il [data], mediante bonifico alle coordinate già comunicate.
In mancanza di pagamento o di un riscontro entro tale termine, ci riserviamo di affidare la pratica a un legale per la tutela del credito e il recupero delle somme dovute.
Qualora abbiate già provveduto, Vi chiediamo di trasmettere la relativa ricevuta.
Cordiali saluti
[Nome, denominazione e recapiti]
Non è necessario inviare un numero prestabilito di solleciti prima di rivolgersi a un avvocato. Continuare a inviare comunicazioni identiche, senza ottenere risposta, può soltanto ritardare il recupero.
Sollecito tramite email, PEC o raccomandata
La scelta del mezzo di invio dipende dall’obiettivo della comunicazione.
Email ordinaria
L’email può essere sufficiente per un primo promemoria informale, soprattutto quando esiste un rapporto commerciale continuativo. Tuttavia, può risultare più difficile dimostrarne la ricezione.
PEC
La posta elettronica certificata consente di documentare l’invio e, quando correttamente recapitata, la consegna della comunicazione. È quindi generalmente preferibile per richieste formali, purché venga utilizzato un indirizzo PEC valido del destinatario e siano conservate le ricevute.
Raccomandata con avviso di ricevimento
Anche la raccomandata permette di documentare l’invio e la consegna. Può essere utilizzata quando il destinatario non dispone di una PEC o quando risulta opportuno inviare la comunicazione all’indirizzo fisico.
Nei casi più delicati, il mezzo di trasmissione e il testo devono essere scelti tenendo conto della necessità di provare che la richiesta sia giunta al destinatario.
Differenza tra sollecito, messa in mora e diffida ad adempiere
Questi termini vengono spesso utilizzati come sinonimi, ma non indicano necessariamente la stessa cosa.
Il sollecito di pagamento è una richiesta, spesso inizialmente informale, con la quale si ricorda al debitore l’esistenza del debito.
La costituzione in mora è una richiesta scritta con cui il creditore intima formalmente al debitore di eseguire la prestazione dovuta. L’articolo 1219 del Codice civile disciplina i casi in cui è necessaria la richiesta scritta e quelli nei quali la costituzione in mora non è richiesta. Codice civile su Normattiva
La diffida ad adempiere, disciplinata dall’articolo 1454 del Codice civile, è invece uno strumento collegato alla risoluzione del contratto: richiede alla parte inadempiente di adempiere entro un termine, dichiarando che, in mancanza, il contratto si intenderà risolto.
La corretta qualificazione della comunicazione dipende quindi dal contenuto effettivo e dalla finalità perseguita, non soltanto dal titolo utilizzato.
Il sollecito interrompe la prescrizione?
Non ogni messaggio di promemoria interrompe automaticamente la prescrizione.
Ai sensi dell’articolo 2943 del Codice civile, la prescrizione può essere interrotta da un atto che valga a costituire in mora il debitore. Per produrre tale effetto, la richiesta deve esprimere chiaramente la volontà del creditore di ottenere l’adempimento ed essere portata a conoscenza del destinatario. Codice civile su Normattiva
Una comunicazione generica, una telefonata o un’email della quale non sia possibile dimostrare la ricezione potrebbero non essere sufficienti.
Quando il credito si avvicina al termine di prescrizione, è quindi opportuno evitare modelli standard e far verificare tempestivamente la comunicazione da un professionista.
Interessi per ritardato pagamento nelle transazioni commerciali
Nei rapporti commerciali tra imprese, oppure tra imprese e pubbliche amministrazioni, il ritardo può comportare l’applicazione degli interessi moratori previsti dal Decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231.
In presenza dei presupposti previsti dalla normativa, gli interessi moratori decorrono senza che sia necessaria la costituzione in mora, a partire dal giorno successivo alla scadenza del termine per il pagamento. Occorre comunque verificare il contratto, la natura delle parti e le caratteristiche della transazione. D.Lgs. 231/2002 su Normattiva
Cosa fare se la fattura viene contestata
Se il debitore contesta la fattura, limitarsi a ripetere la richiesta di pagamento può non essere sufficiente.
È necessario verificare:
- il contratto o il preventivo accettato;
- gli ordini e le conferme;
- la prova della consegna dei beni;
- i rapportini o i documenti relativi ai servizi prestati;
- le comunicazioni intercorse;
- la natura e la tempestività della contestazione;
- eventuali riconoscimenti del debito.
Una contestazione non rende automaticamente inesistente il credito, ma può influire sulla strategia da adottare e sulla possibilità di richiedere un decreto ingiuntivo.
Cosa fare se il debitore continua a non pagare
Se il sollecito rimane senza risposta, prima di agire è opportuno valutare:
- i documenti disponibili;
- l’importo del credito;
- l’esistenza di contestazioni;
- la situazione economica del debitore;
- i costi e i tempi del recupero;
- il rischio di prescrizione.
A seconda del caso, il passo successivo può consistere in una diffida formale inviata da un avvocato, in un tentativo di accordo o piano di rientro oppure nell’avvio di un procedimento giudiziale.
Quando il credito è liquido, esigibile e assistito da idonea prova scritta, può essere valutato il ricorso per decreto ingiuntivo previsto dagli articoli 633 e seguenti del Codice di procedura civile.
Domande frequenti
È obbligatorio inviare un sollecito prima di agire legalmente?
Non esiste una regola generale che imponga sempre l’invio di più solleciti. Una richiesta formale può però essere utile per ottenere il pagamento, documentare la posizione del creditore e valutare la reazione del debitore.
Quanti solleciti bisogna inviare?
Non esiste un numero obbligatorio. In molti casi si invia un primo promemoria e, in assenza di risposta, una seconda richiesta più formale. Se il debitore continua a non pagare, ripetere indefinitamente i solleciti può essere controproducente.
Posso inviare il sollecito tramite WhatsApp?
Un messaggio può avere un’utilità pratica, ma potrebbe creare difficoltà nel dimostrarne provenienza, contenuto e ricezione. Per comunicazioni formali sono generalmente preferibili PEC o raccomandata.
Posso chiedere anche gli interessi?
Dipende dalla natura del credito, dal contratto e dalla disciplina applicabile. Nelle transazioni commerciali possono trovare applicazione gli interessi moratori previsti dal D.Lgs. 231/2002.
Cosa succede se il debitore non risponde?
Il silenzio non comporta il pagamento né costituisce necessariamente un riconoscimento del debito. È opportuno valutare rapidamente se procedere con una diffida, una trattativa o un’azione giudiziale.
Assistenza per il recupero di un credito
Un sollecito ben formulato può risolvere rapidamente un ritardo di pagamento. Quando il debitore non risponde, contesta la fattura o l’importo è rilevante, è però importante valutare la documentazione e scegliere lo strumento più adatto senza attendere inutilmente.
L’Avv. Stefano Vanotti assiste privati, professionisti e imprese nelle attività di recupero crediti stragiudiziale e giudiziale, dalla verifica iniziale dei documenti fino all’eventuale richiesta di decreto ingiuntivo.
Per una valutazione della situazione è possibile contattare lo studio nelle sedi di Como e Brescia.
A cura dello Studio Legale Avv. Stefano Vanotti
Le informazioni contenute nell’articolo hanno carattere generale e divulgativo e non costituiscono un parere legale. I fac simile riportati devono essere adattati alla situazione concreta. Termini, modalità di invio e iniziative da intraprendere possono variare in base alla natura del credito, alla documentazione disponibile e alle circostanze del singolo caso.
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